Evento de sim racing para grupos grandes

«Tenemos más personas que simuladores. ¿Funciona igualmente el evento?»

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Sí. Y normalmente mejor de lo que imaginas. Es una pregunta que recibimos en casi todas las consultas sobre eventos. Doce simuladores en la lounge, 40 invitados en la lista. A primera vista, parece que las cuentas no salen. Pero sí salen. El número de simuladores solo indica cuántas personas pueden conducir al mismo tiempo. No dice nada sobre cuántos invitados pueden participar en el evento.

Así funciona realmente un evento con más invitados que cabinas

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Dividimos al grupo. Dependiendo del número de invitados y de los simuladores disponibles, eso significa dos, tres o cuatro grupos que realizan sus sesiones uno detrás de otro. ¿Suena a estar esperando mucho tiempo? No lo es. Mientras un grupo está en las cabinas, el resto sigue la carrera en directo a través de las pantallas.

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Quién lleva una vuelta de ventaja, quién se ha pasado de frenada en la curva tres, quién ha encontrado medio segundo en el último sector: toda la lounge puede seguirlo. A eso se suman las bebidas, la comida y las conversaciones. El tiempo entre tus propias sesiones no es tiempo perdido. Es precisamente el momento de la noche en el que la gente realmente habla entre sí.

El mejor rompehielos para un evento corporativo

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El networking no se puede activar con solo pulsar un botón. Pero sí puedes poner los tiempos por vuelta en una pantalla. Después de la primera sesión, nadie sigue hablando del tiempo. La conversación gira en torno al adelantamiento en la chicane, a si el compañero de finanzas era realmente tan rápido y, por supuesto, a la revancha en la siguiente sesión. Incluso quienes no están conduciendo forman parte de la acción. Esa es la diferencia frente a un evento en el que la mitad de los invitados está de pie junto a la barra mirando el móvil.

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Un catering que sigue el mismo ritmo que el evento

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Nadie quiere escuchar el anuncio del buffet en mitad de una vuelta de clasificación. Por eso no organizamos el catering alrededor del evento, sino que lo integramos directamente en su desarrollo. La comida y las bebidas están listas cuando tu grupo sale de las cabinas, no cuando lo marque el horario del catering. Quienes esperan su próxima sesión pueden comer y beber mientras siguen la clasificación en directo, en lugar de hacerlo antes o después.

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Grupos más grandes, más rotaciones, pausas más largas entre tus propias sesiones: sea cual sea el formato, el ritmo del catering se adapta. Nadie se queda esperando con el vaso vacío porque el plan simplemente diga «en algún momento entre las 19:00 y las 21:00».

Un formato que aumenta la emoción

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Un programa típico se desarrolla así:

• Entrenamiento: todos conocen la pista y el simulador.
• Qualifying: los tiempos por vuelta cuentan por primera vez.
• Race: la parrilla se define según la clasificación y empieza la carrera.

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Dependiendo de la duración del evento, también podemos organizar varias mangas más cortas y una gran final al terminar. Y aquí viene la parte interesante: después de la primera fase, reorganizamos los grupos. Los pilotos más rápidos compiten entre ellos. Quienes se han sentado en un simulador por primera vez corren contra personas de un nivel similar. El aficionado ambicioso tiene una auténtica batalla en pista y el principiante evita ser doblado tres veces. Ambos disfrutan de una carrera de verdad. Al final, una gran final reúne de nuevo a los grupos. Después llega el podio. Todos en la misma sala, todos compartiendo las mismas historias de la noche.

Qué cambia cuando hay más grupos

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Está claro: más grupos significan más tiempo entre tus propias sesiones. Y lo tenemos en cuenta. La duración del evento, el tamaño del grupo, el tiempo de conducción por sesión y el programa complementario se coordinan para que el racing y el tiempo en la lounge se alternen con un ritmo que funcione para todos. Un evento con 40 invitados es diferente de uno con 15. Por eso hablamos brevemente contigo antes de cada evento.

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En resumen: tener más invitados que simuladores no es ningún problema.

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No necesitas un simulador por persona. Necesitas un formato que se adapte al tamaño de tu grupo. Ese es nuestro trabajo.